10 Oktober
Inhaber eines Handwerksbetriebs am Montagmorgen mit Kaffee und Smartphone, auf dem Laptop ein automatischer Ablauf

Automatisierung mit n8n und KI für Betriebe in Sachsen – so sieht das in echt aus

Vorher

Kennen Sie diesen Montag­morgen?

Kurz nach sieben, der erste Kaffee ist noch heiß – und das Handy ist schon voll.

Übers Wochenende ist einiges liegen geblieben. Jetzt kommt alles auf einmal – und alles wartet auf Sie.

Was dabei Zeit frisst:

  • Alle Nachrichten sichten: Was ist dringend, was kann warten?
  • Zum x-ten Mal dieselbe Auskunft geben: Öffnungszeiten, Termine, Auftragsstand
  • Belege aus E-Mail-Anhängen heraussuchen und für die Buchhaltung ablegen
  • Rückrufe notieren und nachhalten, damit keiner untergeht

Jede Aufgabe für sich ist schnell erledigt. Zusammen fressen sie den Montagmorgen – und nächste Woche geht es von vorn los.

Sehen Sie, wie das automatisch laufen kann

Postfach sortieren, dieselben Fragen per WhatsApp beantworten, Rechnungen weiterleiten, Daten von einem Programm ins nächste tippen: In vielen Betrieben geht dafür jede Woche viel Zeit verloren. Ich baue Abläufe, die diese Arbeit im Hintergrund erledigen – die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Auf einen Blick

Thomas Löbel (The Web Designer) automatisiert für kleine und mittlere Betriebe in Sachsen wiederkehrende Büroarbeit mit n8n und KI – und betreibt die Technik dahinter selbst, DSGVO-konform und wo immer möglich auf Servern in Deutschland. Sitz: Rosenthal-Bielatal in der Sächsischen Schweiz; vor Ort in Pirna, Dresden und der Sächsischen Schweiz, bundesweit per Fernwartung. Selbstständig seit 2008.

So sieht das in echt aus

Ihr Postfach, das sich selbst sortiert

So arbeitet die Mail-Automatik in meinem eigenen Betrieb, jeden Tag. Wählen Sie einen Fall: Der Plan zeigt, welchen Weg die Mail nimmt – und wo Sie eingreifen können.

Rechnung Vorfilter und Weiche erkennen echte Post. Die KI prüft, ob wirklich ein Beleg dabei ist oder nur eine Frage zur Rechnung. Der Beleg geht an die Buchhaltung – dort sehen Sie ihn und können ihn prüfen.

  1. Neue Mail

    Eine Mail kommt an, der Ablauf holt sie ab.

  2. Vorfilter

    Erkennt eindeutige Fälle sofort – ohne KI.

  3. Weiche

    Spam oder echte Post? Unklares ordnet die KI ein.

    Echte Post bleibt im Posteingang.

  4. Abzweig: Spam

  5. Spam-Ordner

    Werbung und Spam landen hier – manches schon vorab durch den Mailserver.

  6. Sicherheitsnetz

    Prüft den Spam-Ordner regelmäßig auf übersehene Rechnungen.

  7. Abzweig: echte Post

  8. KI prüft die Rechnung

    Echter Beleg oder nur eine Frage zur Rechnung? Nur Belege gehen weiter.

  9. An die Buchhaltung

    Der Beleg geht samt Anhang an den Beleg­eingang und wird im Postfach abgelegt.

  10. Sie behalten den Überblick

    In der Buchhaltung

    Der Beleg liegt in der Buchhaltung – Sie sehen ihn dort und können ihn prüfen.

  11. Falls etwas hakt

  12. Fehler-Ablauf

    Hakt ein Schritt, gibt es einen neuen Versuch – sonst meldet der zentrale Fehler-Ablauf das Problem.

  13. Mensch entscheidet

    Meldung an mich

    Ich sehe, wo es hakt, und entscheide, wie es weitergeht. Bis dahin bleibt die Mail liegen.

Für Ihren Betrieb baue ich so einen Ablauf passend zu Ihrem Postfach und Ihrer Buchhaltung. Sie entscheiden, was automatisch laufen darf und wo ein Mensch prüft.

Leistungen

Wobei ich helfe

  • Prozess­automatisierung mit n8n

    E-Mails sortieren und beantworten, Rechnungen an die Buchhaltung (z. B. DATEV) weiterleiten, Anfragen von Website, WhatsApp und Telefon an einer Stelle sammeln, Daten zwischen Website, CRM und Warenwirtschaft austauschen. n8n läuft selbst gehostet statt in einer fremden Cloud.

    Echten Ablauf ansehen

  • KI-Assistenten – auf Wunsch mit Hosting in Deutschland

    WhatsApp-Assistent für Kundenanfragen, E-Mail-Assistent, Wissenssuche in Ihren eigenen Unterlagen. Auf Wunsch laufen die KI-Modelle in deutschen Rechenzentren; Ihre Eingaben werden dort nicht zum Training verwendet. Wer schon mit OpenAI arbeitet, kann über eine kompatible Schnittstelle umsteigen.

    Fachbeiträge

    Chat-Demo ansehen

  • Hosting und Betreuung

    Ihre Website und Ihre Automatisierungen laufen, wo immer möglich, auf Servern in Deutschland. Ich kümmere mich um Updates, PHP-Versionen, Sicherheit und Sicherungen – auch um die Bereinigung gehackter Websites – und bin Ihr fester Ansprechpartner, wenn etwas klemmt.

  • Websites, die gefunden werden – auch von KI

    Websites und Onlineshops mit sauberem Code, schnell und so aufgebaut, dass Google und KI-Assistenten wie ChatGPT oder Perplexity verstehen, was Sie anbieten (SEO und GEO).

  • Beratung: der Automati­sierungs-Check

    Wir sehen uns Ihre Abläufe an und finden die größten Zeitfresser. Ergebnis: eine Liste mit Umsetzungsvorschlag und Festpreis – Sie entscheiden, was davon umgesetzt wird.

    Passt das zu Ihrem Betrieb?

Demo

Ein Tag auf WhatsApp – Ihr Assistent übernimmt

Nachgestellt – so kann Ihr Assistent arbeiten. Was er darf, entscheiden Sie. Er gibt sich als KI-Assistent zu erkennen.

Sechs Nachrichten, wie sie an einem ganz normalen Tag eingehen – vom frühen Morgen bis spät am Abend. Zu jedem Gespräch steht, was Sie dafür einstellen.

  1. Öffnungszeiten und Anfahrt

    6:52 Uhr · vor Arbeitsbeginn

    Kunde: Guten Morgen! Haben Sie am Samstag geöffnet? Und wo kann ich parken?6:52

    Assistent: Guten Morgen, hier antwortet der KI-Assistent. Ja, samstags sind wir von 9 bis 13 Uhr da. Parkplätze gibt es direkt am Haus:Unser Standort mit Anfahrt und Parkplatz6:52

    Einstellbar

    Er antwortet aus Ihren Angaben – fehlt dort etwas, kann er die Frage an Sie weitergeben.

    • Zeiten, Adresse, Anfahrt und häufige Fragen pflegen Sie an einer Stelle.
    • Urlaub und Feiertage kann er auf Wunsch aus Ihrem Kalender übernehmen.

  2. Termin vereinbaren

    9:14 Uhr · Sie sind gerade beim Kunden

    Kunde: Hallo, ich bräuchte nächste Woche einen Termin. Geht das?9:14

    Assistent: Gern! Nächste Woche ist noch frei:

    • Dienstag, 9:00 Uhr
    • Mittwoch, 14:30 Uhr
    • Freitag, 11:00 Uhr

    Welcher Termin passt Ihnen?9:14

    Kunde: Mittwoch passt gut.9:16

    Assistent: Erledigt, Ihr Termin ist eingetragen:Mittwoch, 14:30 Uhr Erinnerung am Vortag hier im ChatKommt etwas dazwischen, schreiben Sie einfach – ich buche um.9:16

    Einstellbar

    Er sieht Ihren Kalender – wenn Sie es freigeben.

    • Er trägt direkt ein – oder schlägt nur vor, und Sie bestätigen.
    • Erinnerung am Vortag und Umbuchen im Chat: auf Wunsch.

  3. Preis erfragen

    12:05 Uhr · Mittagspause

    Kunde: Was kostet bei Ihnen ein Vor-Ort-Termin?12:05

    Assistent: Laut unserer Preisliste:Vor-Ort-Termin:89 €inkl. MwSt. und Anfahrt bis 20 kmBeispielpreisSoll ich Ihnen gleich einen Termin vorschlagen?12:05

    Einstellbar

    Preise nennt er auf Wunsch – aus Ihrer freigegebenen Preisliste.

    • Lieber keine Preise im Chat? Dann verweist er stattdessen auf ein persönliches Angebot.
    • Rabatte und Sonderwünsche kann er an Sie weitergeben.

  4. Angebot mit Foto anfragen

    14:37 Uhr · alle Hände voll zu tun

    Kunde: Beispielfoto aus der Anfrage: Gartenzaun aus Holz, eine Latte gebrochenKönnen Sie mir dafür ein Angebot machen?14:37

    Assistent: Gern! Damit das Team ohne Rückruf rechnen kann, zwei kurze Fragen: Um welche Maße oder Stückzahl geht es ungefähr? Und bis wann brauchen Sie es?14:37

    Kunde: Etwa drei Meter breit. Bis Ende des Monats wäre gut.14:40

    Assistent: Danke! Ihre Anfrage liegt jetzt komplett beim Team – mit Foto, Maßen und Wunschtermin. Das Angebot schickt Ihnen das Team hier in den Chat.14:40

    Im Hintergrund: Angebotsentwurf aus Ihrer Preisliste vorbereitet – wartet auf Ihre Freigabe

    Einstellbar

    Die Anfrage kann vollständig bei Ihnen ankommen – in der Regel ohne Nachtelefonieren.

    • Fotos, Antworten und Kontaktdaten landen auf Wunsch in Ihrem Postfach oder CRM.
    • Welche Rückfragen er stellt – etwa nach Maßen, Ort oder Frist –, legen Sie fest.
    • Einen Angebotsentwurf aus Ihrer Preisliste kann er vorbereiten – verschickt wird er erst nach Ihrer Freigabe.

  5. Status und Rechnung

    18:23 Uhr · nach Feierabend

    Kunde: Ist mein Auftrag schon fertig? Und können Sie mir die Rechnung noch einmal schicken?18:23

    Assistent: Ja, Ihr Auftrag ist seit heute Nachmittag abgeschlossen. Ihre Nummer passt zu Ihrem Kundenkonto – hier ist die Rechnung:18:23

    Assistent: Rechnung.pdf PDF · 1 Seite18:23

    Einstellbar

    Er kennt den Stand – wenn er an Ihre Auftragsverwaltung angebunden ist.

    • Rechnungen und Belege holt er auf Wunsch aus der Buchhaltung.
    • Verschickt werden sie nur, wenn die Telefonnummer zum Kundenkonto passt – oder gar nicht, wie Sie möchten.

  6. Übergabe an das Team

    21:40 Uhr · spät am Abend

    Kunde: Ich bin ehrlich gesagt verärgert. Was letzte Woche gemacht wurde, funktioniert schon wieder nicht.21:40

    Assistent: Das tut mir leid. Das soll das Team persönlich mit Ihnen klären. Ein Rückruf ist für morgen um 8:00 Uhr eingetragen – passt Ihnen das?21:40

    Kunde: Ja, das passt.21:42

    Assistent: Danke. Das Team hat Ihre Nachricht und den Auftrag vorliegen – so müssen Sie nicht alles noch einmal erklären.21:42

    Im Hintergrund: an das Team übergeben – mit Zusammenfassung

    Einstellbar

    Sie legen fest, wann ein Mensch übernimmt.

    • Bei Beschwerden, heiklen Fragen oder wenn jemand ausdrücklich einen Menschen möchte.
    • Rückrufzeiten kann er auf Wunsch aus Ihrem Kalender vergeben.

    Zusammenfassung für Sie: Reklamation zum Auftrag von letzter Woche, Kunde verärgert, Rückruf morgen 8:00 Uhr.

Was Ihr Assistent beantworten, eintragen und verschicken darf, legen wir gemeinsam fest – die Entscheidungen bleiben bei Ihnen.

Kurz-Check

Passt das zu Ihrem Betrieb?

Drei Fragen mit Ja oder Nein – danach sehen Sie, ob sich ein Gespräch für Sie lohnt.

  1. Wiederholt sich dieselbe Arbeit jede Woche?

    Zum Beispiel Anfragen beantworten, Rechnungen weiterleiten oder Daten von einem Programm ins nächste tippen.

  2. Arbeiten Sie mit Postfach, WhatsApp oder Buchhaltungs­software?

    Automatisierung verbindet die Programme, die Sie schon nutzen – neue Software brauchen Sie dafür in der Regel nicht.

  3. Sollen Entscheidungen bei Ihnen bleiben?

    Zum Beispiel, ob eine Antwort an einen Kunden rausgeht oder ein Termin bestätigt wird.

So lesen Sie Ihre Antworten:

  • Nein bei Frage 1: Dann bringt Ihnen Automatisierung derzeit wenig – sprechen Sie mich trotzdem an, wenn sich das ändert.
  • Ja bei Frage 1 und 2: gute Voraussetzungen. Was sich bei Ihnen lohnt, klären wir im kostenfreien Erstgespräch.
  • Ja bei Frage 1, Nein bei Frage 2: möglich, aber zuerst müssen die Daten digital vorliegen – etwa im Postfach oder in einem Programm.
  • Frage 3: Sie entscheiden, was automatisch laufen darf. Kritische Schritte bekommen eine Freigabe durch einen Menschen.

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Vertrauen

Warum Sie mir vertrauen können

seit 2008
Selbstständig mit Webseiten, Hosting und Betreuung – heute mit Schwerpunkt Automatisierung und KI für Betriebe
„Ausgezeichnet“
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Aktive Mitarbeit: Praxiswissen aus Kundenprojekten einbringen und neue Hosting- und KI-Themen früh mitgestalten
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Sicherheitswissen aus erster Hand vom Bundesamt – fließt ein in Hosting und Wartung Ihrer Website
mittwald agenturConnect
Im Austausch mit Agenturen aus ganz Deutschland: das Neueste zu KI-Sichtbarkeit, SEO und GEO – direkt in Ihre Projekte
Eigene Plattform
n8n und OpenWebUI betreibe ich selbst – Ihre Abläufe laufen auf Technik, die ich kenne und pflege
Eigene Lösungen
Selbst entwickelt: KI-WhatsApp-Assistent, E-Mail-Assistent und Anruf-Check – als Grundlage für Ihre eigene Lösung
FAQ

Häufige Fragen

Was kostet eine Automatisierung?

Nach dem Erstgespräch und dem Check bekommen Sie ein Angebot zum Festpreis – abgestimmt auf Umfang und Aufwand Ihrer Abläufe.

Wo liegen meine Daten?

Wo immer möglich auf Servern in Deutschland: n8n läuft selbst gehostet, die KI-Modelle auf Wunsch in deutschen Rechenzentren – dort werden Ihre Eingaben nicht zum Training verwendet. Wo ein Dienst selbst außerhalb liegt – etwa WhatsApp (Meta) – oder Sie bewusst einen Cloud-Dienst nutzen möchten, sage ich Ihnen das vorher und wir regeln es datenschutzkonform.

Brauche ich dafür eine neue Website oder neue Software?

In der Regel nicht. Die Automatisierung verbindet die Programme, die Sie schon nutzen – Postfach, WhatsApp Business, Buchhaltung, Website.

Für welche Betriebe lohnt sich das?

Für alle, bei denen sich Arbeit Woche für Woche wiederholt: Handwerksbetriebe, Praxen und Pflegedienste, Händler und Onlineshops, Hotels und Vermieter, Vereine und Kommunen.

Wo sind Sie tätig?

Mein Sitz ist Rosenthal-Bielatal in der Sächsischen Schweiz. Vor Ort betreue ich Betriebe in Pirna, Dresden und der Sächsischen Schweiz, darüber hinaus arbeite ich bundesweit per Fernwartung.

Was passiert, wenn eine Automatisierung einen Fehler macht?

Kritische Schritte bekommen eine Freigabe durch einen Menschen, und Fehler meldet der Ablauf an mich, statt still liegen zu bleiben. Sie entscheiden, was automatisch laufen darf.

Nachher

So kann derselbe Montag­morgen aussehen

Ihr Handy kann ruhig bleiben – und Sie sehen nur noch, was wirklich Ihre Entscheidung braucht.

Was sich Woche für Woche wiederholt, kann im Hintergrund laufen – leise und nach Ihren Regeln. Ihr Tag beginnt dann nicht mit einem vollen Posteingang, sondern mit dem, wofür Sie Ihren Betrieb führen: Ihrer Kundschaft, Ihrem Team, Ihrer Arbeit.

Und wenn doch etwas Ihre Aufmerksamkeit braucht – eine Freigabe, eine Rückfrage, eine Ausnahme –, kann es gebündelt bei Ihnen ankommen statt im Minutentakt.

Was automatisch laufen darf und was Sie vorher freigeben, entscheiden Sie.

Mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft.

Im kostenfreien Erstgespräch zeige ich Ihnen, was sich bei Ihnen automatisieren lässt.

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